Referat af bestyrelsesmøde i Odensegade fredag den 25/2. 2022
DAGSORDEN
1. Tilstede: Poul Erik. Mona. Ruth
2. Referat fra sidste møde: Godkendt
3. Drøftelse af møde 8/2.22 med Københavns kommune (KK) og Revisionsinstituttet (RI), noterne fra Gunhild Kjærgaard og eget referat gennemgås, og vi er enige i kon-klusionspunkterne:
a. At sikre en bedre håndtering af kontanter og undgåelse af besvigelser/tyveri – i samarbejde med revisor.
b. At samle en fuldtallig bestyrelse – dette i forbindelse med den kommende GF 28/3.22
c. Herefter sende til forvaltningen:
i. Referat af generalforsamlingen
ii. foreningens vedtægter
iii. navne på bestyrelsesmedlemmer
iv. navne på forretningsudvalget
v. navn på kasserer
vi. At indsende den månedlige mødestatistik – påbegyndt igen for marts måned/10/4.
4. Reception mandag den 14. marts kl. 12-14/ 25. års jubilæum.
a. PE står ved indgangen til en hjertelig velkomst.
b. CE (måske?) ellers vil Mona tale om historikken.
c. Linda og frivillige: Det praktiske arrangement: Champagne og kransekager/ kaf-fe?
d. Hanne Brink (og gerne RR) til notat om modtagelse af evt. gaver
e. Anne-Marie vil hyggepianist (Ruth kontakter hende)
5. Til samarbejdsmødet på tirsdag i Vibenshave:
a. Linda om sin undren over al modstand
b. Poul Erik og Ruth og Linda møder op – Mona med ?/ nu hjemme
c. Aftalt med de frivillige, at de repræsenteres ved kun 2-3 personer.
6. Generalforsamling mandag den 28/3. kl 13.30 i Odensegade: Aftalt, at Katrine Lester (Danske Seniorer) er dirigent, at vi mødes med hende kl 13. Vi fik ikke talt om stem-mesedler og -tællere. Ej heller om referenter? Serveres vand. Vi gennemgik beretnin-gen og gjorde den klar til trykning. (Skal være ude 14 dage før)
7. Praktisk hjælp og forretningsfører ønskes til administrationen.
a. Drøfter Linda’s evt flytning til kontoret 10-12 timer ugtl og rekruttering af evt. frivillige; her er en foreløbig aftale med Lars Thorgaard (Hans og Trine) om 2 x 3 timer ugentlig.
b. Det vil også medføre behov for timer til køkkenet i Odensegade.
c. Vigtigt at PE får rådført sig med revisor om penge til forretningsfører. Vi bruger jo pt ikke timerne, som tidligere bogholder Uffe fik løn for.
d. Jan (RI)inviteres med til møde næste gang og informeres om de aftalte møder 8/3. og 25/3. I Odensegade.
8. Afvikling af Odensegade 5/ flytning til Odensegade 6. Det vil koste penge at få flyttet både møbler og især kopimaskine, men vi vil på længere sigt spare penge på huslejen. Vi drøfter evt. rumfordeling i nr 6 og er enige om nytten af at opsige lejen i nr 5 og tale med Andelsforeningen. Godt at kunne konstatere over for kommunen og også på generalforsamlingen, at det er det, vi arbejder på. Samtidig ses en fordel ved at samle det hele i en l lokation, nr 6.
9. Hjerteforeningen har henvendt sig om leje af lokaler i Odensegade til en Hjertecafe 8 onsdage fremover. Vi aftaler at sætte samme husleje som Sind betaler 150 kr pr gang. Dette viderebringes af Linda til den person, der har henvendt sig.
10. Messe i Øksnehallen lørdag den 19/3. Hvem kan gå med ? Ingen af de tilstedeværende. Vi kan måske spørge Lars Thorgaard
11. Danseforestilling i Odensegade onsdag den 27/4. i Odensegade
12. Evt.
a. PE vil drøfte muligheden af et betalingskort fra Arbejdernes landsbank Primært til indsættelse af kontanter i bank, sekundært til at købe nonfood til drift – udover det kort, som Linda allerede har til madvarer.
b. Alvorlig drøftelse af fordele og ulemper mht. sikkerhed af foreningens penge/ koder osv. Lindas kort kræver evt. ny kode? Dette tages op, når Jan (RI) er med ved næste møde.
c. PE forespørger om scanner til scanning af daglige bilag alle tre steder – til lettelse af den daglige optælling i caféerne og på kontoret. Ca. pris: 1000 pr. Stk. PE vil herefter gå på jagt og indkøbe 3 scannere.
Mødet slut kl. 14.30
Referat Ruth Ridder
26.02. 2022