Referat af bestyrelsesmøde 22/11. 2021
Tilstede: Poul Erik. Mona. Bente VA. Jette. Ruth
Afbud: Hugo pgr. af sygdom
Inge Buch på dette tidspunkt udtrådt af bestyrelsen.
DAGSORDEN
1) Valg af mødeleder og referent Mona som mødeleder. Ruth som referent
a) Bente VA beder om et direkte citat til referatet: “Jeg finder formandens retorik helt utilstedelig i mail til hele bestyrelsen i omtale af mig som person”.
2) Godkendelse af referat fra sidste møde: Referatet godkendt – med de på mail tilføjede rettelser.
3) Forretningsorden til godkendelse: Et lille udvalg (Mona, Inge Buch og Ruth) har gennemarbejdet og redigeret gamle og nye forslag og er nu endt op med en 2 sider lang forretningsorden (udsendt til gennemlæsning) og BVA’s bemærkninger som tilføjes. Forretningsorden nu er godkendt. Offentliggøres på hjemmeside og på værestedernes opslagstavler.
4) Meddelelser fra formanden:
a) Revisionsfirmaet (RI)har nu efter bogholders afgang overtaget bogføringen i Nabo Ø, indtil anden ordning træffes, foreløbig frem til 31/12. Prokura til banken varetages foreløbig af PE og Ruth. PE har på eget initiativ holdt et indledende møde med revisor Jan Halling Nordenbjerg og bogholder Henriette Deleuran fra RI. PE har også indhentet tilbud på ny hjemmeside og database (senere på dette møde besøg og nærmere orientering om dette).
b) Det understreges kraftigt fra formanden, at han har brug for hjælp, og at det kun er MIDLERTIDIGT, han kan stå som daglig leder. Forslag om midlertidig ansættelse af Linda (der kender kontorarbejdet) kan ikke behandles i dag, da det ikke er sat på dagsordenen. Ruth beder om, at et sådant forslag kan komme på dagsordenen til næste møde. Vi må på dette næste bestyrelsesmøde overveje, om Linda vil være det bedste bud på praktisk hjælp på kontoret, og om vi måske skulle fortsætte med bogholder Henriette Deleuran, eller vi skal ansøge om en ny bogholder. Det vedtages med flertal – dog ikke enstemmigt – at Linda foreløbig kan træde til i det omfang, hun kan få tid og i det omfang, PE har brug for det. Og uden betaling! En ansøgning må udformes hurtigst muligt, HVIS der skal ansættes en ny daglig leder. BVA’ s tilføjelse: “ Hvem har bedt Linda som den første til at kontakte RI vedr. aftale om regnskab ?” PE’s svar: “Det har jeg, jeg have ikke andre”. BVA’ s tilføjelse: ”Forslag om ansættelse af bogholder/dag leder. Det er der behov for. Aftalen med revisor til at føre regnskabet er meget dyr”.
5) Tyveri og indbrud: Tyveri i Vibenshaves pengeskab. BVA’s tilføjelse: “En person med nøgle til Vibenshave og nøgle til Vibenshaves pengeskab havde den 14/11. lukket sig ind i huset, åbnet pengeskabet og stjålet 7.144 kr samt nogle flasker spiritus. Nøglen var blevet efterladt i låsen. Tyveriet er meldt til politiet. Formanden skal undersøge, om det kan betale sig at melde tyveriet til forsikringen. Kun denne person har haft kendskab til en ekstra nøgle. Debat om foranstaltninger. Enighed om indkøb af nyt pengeskab. Sara må indkøbe samme type som det, der lige er anskaffet i Odensegade. Jette er budbringer. Tyveri af benkokassen i Odensegade 6. Ikke anmeldt . Bente VA finder det dybt kritisabelt, at dette tyveri ikke er anmeldt til,politiet. Formanden havde lovet at anmelde det. Herefter: Alle tyverier – store som små – SKAL anmeldes.
6) Aktiviteter:
a) Odensegade: Wii kører med succes om fredagen. Et malerhold er startet om fredagen – allerede før ferien. Et nyt forsøg på brætspil (igangsat af et nyt medlem)afsluttes p. gr af manglende tilslutning.
b) Vibenshave: NEJ iflg BVA: I ODENSEGADE er et nyt cykelhold startet. De må opfordres til at melde sig ind i Nabo Ø. for bl a at kunne nyde godt af kaffe og mundgodt. Forslag om øjeblikkeligt medlemskab i NØ som “julegave”.
7) Budgetopfølgning:
a) RI ikke tilstede dd. Vi forventer deres tilstedeværelse på et senere møde og tager foreløbig budgettet til efterretning. BVA’ s tilføjelse: “Formanden har ingen viden om budgettet. Vi holder os tilajourført budget af 24/10. 2021 v/ bogholder Uffe Nielsen som bestyrelsen har modtaget på mail den 25/10. 2021.
8) Regnskabsføring og bogholderi varetages fremover foreløbig af RI. Bogholder Henriette Deleuran. BVA’ s TILFØJELSE: Bilag: “udkast til aftalebrev med RI” udsendt med mødeindkaldelse den 9/11. 2021: BVA havde nedfældet 8 spørgsmål til aftalen og efterlyste en plan for løsning af de opgaver, som skal udføres af administrationen/ bestyrelsen i forb.m. RI’ s overtagelse af regnskabet. Spørgsmålene omdelt. Der var ikke lagt nogen plan for, hvem der skal løse opgaverne. Formanden havde deltaget alene i mødet med revisor og servicemedarbejder BVA spurgte til forventet behovstimetal på revisorens arbejde og efterlyste et mødereferat. Der foreligger ikke referat. Formanden indrømmede bagefter, at han ikke havde forstået noget af det.
9) Database og hjemmeside:
a) Besøg af en IT-fagmand, som informerer om installering og brug af den database, han er i gang med at implementere for hele Nabo Østerbro. Vi vil få automatiseret kontingent-indbetaling, og vi er sikret hjælp til medlemmer uden IT-kendskab. Vigtigt, at kontingentindbetaling fastsættes til een gang årligt pr 1/11., så der er likvide midler i kassen ved årsskifte. Bekostning: Et skøn på kr 20.000. Forventes færdiggjort til brug pr 01 01 2022. BVA efterspurgte en skriftlig aftale med krav til, hvad databasen skal kunne – og til levering og afprøvning. Intet konkret svar på, hvor lang tid der efterfølgende vil være den lovede hjælp. Bestyrelsen ved, at NØ har en. pulje på 140.000 i Københavns kommune(KK) til brug for oprettelse af database. BVA påpeger, at man skal være opmærksom på, om der er bestemte krav, der skal opfyldes i forhold til dette. Der skal aflægges regnskab til KK for de 140.000 kr senest 31/12. 2021. I modsat fald skal der søges om udsættelse. Efter gennemgangen går et flertal af bestyrelsen ind for implementeringen af database og hjemmeside. BVA og Jette Skou kunne ikke tilslutte sig aftalen, da den ikke forelå på skrift.
10) Referat fra GF / v.Ruth Referatets pkt 4 er ikke korrekt refereret . Til et indsendt medlemsforslag til vedtægtsændring blev der på GF fra salen stillet et ændringsforslag, hvis ordlyd blev synliggjort på tavlen: “Generalforsamlingen, som er foreningens øverste myndighed, pålægger den kommende nyvalgte bestyrelse at skrive referater, som er fuldt offentlige for medlemmerne.” Dette ændringsforslag blev der stemt om, og det blev vedtaget med et flertal. Debat om dette. Et krav om at få dette punkt i referatet rettet til næste GF kunne ikke tilsluttes af en enig bestyrelse. Dog kan det efterfølgende ses, at der i den nu vedtagne forretningsorden er indføjet, at der nu skrives referat fra et hvert bestyrelsesmøde.
11) Klaverledsagelse ved mandagsforedragene/v. Ruth: Pianist Anne-Marie Kozelu ser sig nu i stand til at yde denne indsats. Ingen aflønning – kun evt i form af forbrugsgoder som kaffe, vin o.a. Samtidig spørger vores pianist om bidrag til udgiften til en stemning af eget private klaver (stemmetræning foregået hos hende privat pga. af lokalemangel i Nabo Ø). En ikke-enig bestyrelse kan ikke gå ind for nogen af forslagene, kan kun føre frem til en pose kaffe pr gang!
12) Vedtagne Vedtægtsændringer/ v Bente VA
a) Forslag til vedtægtsændringer, der blev fremsat første gang på foreningens generalforsamling 1/12. 20 og genfremsat og vedtaget på GF 21/09. 21, har før fremsættelsen været sendt til gennemlæsning hos juristerne i KK for st sikre, at de ikke indeholder passus, som ikke opfylder kravene til §79 tilskud. Vedtægterne skal underskrives af formand og dirigent og fremsendes til Københavns Kommune.
b) Nøgler i Odensegade / v. Bente VA Udlevering af nøgler skal dokumenteres og underskrives af den enkelte bruger. Diskussion om depositum: kr. 250. BVA’ TILFØJELSE: I september blev der bestilt og forudbetalt halvdelen af fakturabeløb til “Den cyklendelåsesmed” for udskiftning af låse og nye nøgler til Odensegade 6. Grundet flere tyverier er det nye system bestilt med lock. En liste skal udarbejdes til låsesmeden med navne på de brugere, der skal have nøgle. Låsesmeden koder en nøgle til den enkelte bruger, så det om nødvendigt kan aflæses, hvem der har lukket sig ind i værestedet.
c) Lokaludvalgets møder i Vibenshave /v. Bente. Det er blevet til et problem med oprydningen morgenen EFTER disse møder, idet Bendt( som før har gjort det), må sige fra, og Sara står med det hele en sådan morgen. Havd kan vi gøre? Kan vi kræve en højere lejebetaling for at tilgodese en morgenrengøring? Ingen afklaring på problemet! BVA’ s RETTELSE: Bendt frasagde sig opgave allerede i forsommeren 2020. Siden da har den opgave “hængt” på Sarah.
d) Medlemsblad i november/ v. Bente VA: Kritik af lederen i bladet. Korte tilkendegivelser i bestyrelsen viser forskellige opfattelser af dette. BVA’ s TILFØJELSE: BVA kritisk over for formandens leder Hun oplever, at formanden med denne bærer ved til myterne. BVA finder den konfrontativ og splittende og skadelig for foreningen. Hun har ikke selv i sin formandstid oplevet de beskrevne problemer.
e) To ansattes ansættelseskontrakter/ orientering v.Bente
13) Ny mødedato: MANDAG den 20/12. kl. 14. Evt. en tidligere dato, hvis folkene fra RI kan melde ind med en dato? Vigtigt med forslag til at få brugt pengene, der er tilbage inden årets udgang: Vi trænger til en hovedrengøring i begge væresteder og nye computere. Vigtigt, at regnskabet for de 140.00 indsendes til KK inden udgangen af 2021 – og hvis ikke, så en kontakt til aKK/Gunhild Kjærgaard om udsættelse. Begge dele vil PE sørge for, bliver gjort. Og evt. flere forslag til anskaffelser med på næste mødes dagsorden. På vegne af Vibenshave fremførte Jette en forespørgsel om evt. Coronarestriktioner i den nærmeste fremtid. Kort drøftelse fører frem til enighed om fælles fodslag i de to væresteder.
Mødet slut kl 17.30
Referent. Ruth
25/11. 2021
Bemærkninger/tilføjelser til referat af bestyrelsesmødet den 22/11.2021.
Nedenstående tilføjelser og rettelser bedes godkendt på bestyrelsesmødet den 16/12.2021 og vedhæftes referatet udsendt af Ruth Ridder.
Pkt 2. Godkendelse af referat fra sidste møde (tilføjelse).
BenteVA havde fremsendt rettelser og tilføjelser til referatet af bestyrelsesmødet den 13/10.
Disse blev godkendt og skal vedhæftes referatet.
Pkt 4. Meddelelser fra formanden (tilføjelse og rettelse)
BenteVA spurgte, hvem der havde bedt Linda som den første til at kontakte RI vedr. aftale om regnskab. Formandens svar: ”Det har jeg. Jeg havde ikke andre”.
Det vedtages ikke enstemmigt, men der er flertal for, at Linda hjælper på kontoret, hvis hun har tid inden for rammen. Ingen ekstrabetaling.
BVA foreslår, at der ansættes en bogholder/daglig leder på kontoret. Det vil give mulighed for en ansat med flere timers tilstedeværelse på kontoret. Det er der behov for. Aftalen med revisor til at føre regnskabet er meget dyr.
Punkt 5. Tyveri og indbrud. (tilføjelse og rettelse)
En person med nøgle til Vibenshave og nøgle til Vibenshaves pengeskab, havde den 14/11. lukket sig ind i huset, åbnet pengeskabet og stjålet 7.144,-kr. samt nogle flasker spiritus. Nøglen var blevet efterladt i låsen. Tyveriet er meldt til politiet. Formanden skal undersøge, om det kan betale sig at melde tyveriet til forsikringen. Kun denne person har haft kendskab til den ekstra nøgle.
Tyveri af bankokassen i Odensegade 6. BenteVA finder det dybt kritisabelt, at dette tyveri ikke er anmeldt til politiet. Formanden havde lovet at anmelde det.
Punkt 6 Aktiviteter i værestederne: (rettelse)
a. Odensegade: Malerhold om fredagen startede før sommerferien.
b. Vibenshave: Cykelholdet er ikke startet i Vibenshave men i Odensegade. Forslaget var ikke kr.50 men, at man kunne sætte medlemskab af Nabo Østerbro på ønskesedlen til jul.
Punkt 7: Budgetopfølgning (tilføjelse)
Formanden har ingen viden om budgettet. Vi holder os til ajourført budget af 24/10.2021 v/ bogholder Uffe Nielsen som bestyrelsen har modtaget på mail den 25/10.2021.
Punkt 8: Bogholderi og regnskabsføring fremover: (tilføjelse)
Bilag: ”Udkast til Aftalebrev med RI” udsendt med mødeindkaldelse den 9/11.2021: BenteVA havde nedfældet 8 spørgsmål til aftalen og efterlyste en plan for løsning af de opgaver, som skal udføres af administrationen/ bestyrelsen i forbindelse med RIs overtagelse af regnskabet.
Spørgsmålene blev omdelt til medlemmerne. Der var ikke lagt nogen plan for, hvem der skal løse opgaverne. Formanden havde deltaget alene i mødet med revisor og servicemedarbejder.
BenteVA spurgte til et forventet behovstimetal på revisorens arbejde, og efterlyste et mødereferat. Der foreligger ikke referat. Formanden indrømmede herefter, at han ikke havde forstået noget af det.
Punkt 9, Database og hjemmeside: (Tilføjelse)
BVA efterspurgte en skriftlig aftale med krav til hvad databasen skal kunne og til levering og afprøvning. Intet konkret svar på hvor lang tid der efterfølgende vil være den lovede hjælp.
Bestyrelsen ved, at NØ har en pulje på 140.000,- i Københavns Kommune(KK) til brug for oprettelse af database. BenteVA påpeger, at man skal være opmærksom på, om der er bestemte krav der skal opfyldes i forhold til dette. Der skal aflægges regnskabet til KK for de 140,000,-kr.
senest 31/12.2021. I modsat fald, skal der søges om udsættelse. Jette Skou og BenteVA kunne ikke tilslutte sig aftalen, da den ikke forelå på skrift.
Punkt 13, Nøgler i Odensegade 6 v/Bente Vest Andersen: (tilføjelse)
I september blev der bestilt og forudbetalt halvdelen af fakturabeløb til ”Den cyklende låsesmed” for udskiftning af låse og nye nøgler til Odensegade 6. Grundet flere tyverier, er det nye system bestilt med lock. Der skal udarbejdes en liste til låsesmeden med navne på de brugere, der skal have nøgle. Låsesmeden koder en nøgle til den enkelte bruger, så det om nødvendigt kan
aflæses, hvem der har lukket sig ind i værestedet.
Punkt 14, Lokaludvalgets møder i Vibenshave: (Rettelse)
Bendt frasagde sig opgaven som oprydder morgenen efter møderne allerede i forsommeren 2020.
Siden da har den opgave ”hængt” på Sarah.
Punkt 15, Medlemsblad i november v/Bente Vest Andersen: (Tilføjelse)
BenteVA er kritisk overfor formandens leder. Hun oplever, at formanden med denne bærer ved til myterne. BenteVA finder den konfrontativ og splittende og skadelig for foreningen. Hun har ikke selv i sin formandstid oplevet de beskrevne problemer.
Punkt 18, Evt. (Rettelse)
Det er alene regnskabet for de 140.000,-kr. der skal indsendes til Københavns Kommune senest 31/12. Øvrige regnskab indsendes senere.
Den 12/12.2021
Bente Vest Andersen