Referat af konstituerende bestyrelsesmøde onsdag 13/10. 2021
Tilstede:
Poul Erik Jensen, nyvalgt formand
Mona Heiberg, nyvalgt best. medlem
Hugo Hannibal, nyvalgt best. medlem
Ruth Ridder, nyvalgt best. medlem
Bente V. Andersen, nyvalgt best. medlem, tidl. formand
Inge Buch fra siddende best.
Jette Jørgensen fra siddende best.
Lone Ravn, nyvalgt Suppleant
Præsentation af hinanden i denne nye bestyrelse.
Ingen fraværende.
DAGSORDEN
1. Valg af mødeleder og referent
2. Ref. fra sidste møde
3. Forslag til forretningsorden/ bilag
4. Konstituering
5. Daglig Nyt:
a. Personale.
b. Økonomi.
6. Database og blad.
7. Løbende sager
8. Regnskabsføring frem til 31/12, orientering
9. Mandagsforedrag
10. Fastsættelse af møderække
11. Eventuelt
Præsentation. Alle præsenterer sig – med baggrund og i større eller mindre grad begrundelse for at gå ind i bestyrelsesarbejdet.
1. Valg af mødeleder og referent: Mona foreslået og valgt, Ruth foreslået og valgt. Inden dagsordenen fortsatte bad Bente om ordet og refererede til indkaldelsen, hvor formanden som det første skriver: ”Bente Vest Andersen mødte ikke torsdag formiddag som aftalt, hvorfor den formelle overdragelse ikke har fundet sted”. Formanden bekræfter, at der ikke var etableret en formel aftale.
2. Ref. fra sidste møde udgår.
3. Forretningsorden:
a. Forretningsorden udsendt som bilag af formanden, der tages op som det relevante, drøftes og giver anledning til mange rettelser udeladelser og tilføjelser fra Bente (der har udsendt forslag b)
Forretningsordenen bliver så meget ændret, at det er nødvendigt at ref.+ næstformand + et best. medlem, mødes ekstra for at renskrive. Se den færdigskrevne forretningsorden, som skal med til næste møde for at vedtages.
b. Forslag udsendt pr. mail fra Bente blev ikke taget op, men delvis flettet ind i debatten under a.
4. Konstituering: Formanden foreslår Mona Heiberg til næstformand. Ingen protester. Mona takker. Tidl. kasserer i bestyrelsen Jette Jørgensen foreslås at fortsætte. Dette bifaldes. Ruth foreslås som referent og tager imod valget.
5. Daglig Nyt:
a. Personale: Meddelelse om bogholder Uffe Nielsens fratrædelse af sin stilling med virkning fra 1/11. 2021. Uffe vil afslutte og overdrage regnskabet til Revisionsfirmaet indtil vi finder en ny ordning. Bente V beder om at få ført til ref: Dette er bestemt af formanden uden bestyrelsen!
b. Uffe gav en god og grundig gennemgang af Budgetoversigt og budgetskema Uffe siger farvel og fastslår sin påstand om IKKE på et tidligere møde at have nævnt et bestemt navn i forb. m. tyveri. Dette udsagn er der uenighed om.
6. Database og blad: PE gør opmærksom på, at database endnu ikke er implementeret, og at det der for er vanskeligt at gøre bladet færdig. PE beder om bestyrelsens tilladelse til at henvende sig til et datafirma for at gemme data både fra Vibenshave og Odensegade. Dertil gives tilsagn.
7. Løbende sager: Ideen kommer igen op om at begrænse huslejeudgifter ved at indskrænke vores lokaler til nr. 6 i Odensegade. Mona vil henvende sig til Andelsbolig-foreningen for at forhøre sig om, hvad vi gør for at komme ud af lejemålet i nr. 5. Det vil koste tid og kræve overblik at skulle indskrænke os til lokalerne i nr. 5. Men det synes at være tiden at gøre det?
8. Regnskabsføring frem til 31/12. 21. Orientering. Se pkt. 5
9. Mandagsforedrag: Bente, som hidtil har haft dette hverv, fortsætter indtil 1/2. 22., agter da at træde fra. Dette endda selvom hun af formanden opfordres til at videreføre hvervet. Mona foreslås at tiltræde som sådan, da hun har en del kontakter at trække på. I øvrigt opfordres alle i best. – og det skal også siges i medlemskredsen – til at komme med ideer til kommende foredrag.
10. Fastsættelse af møderække Næste bestyrelsesmøde fastsættes til man. 22/11.21
11. Eventuelt:
a. Bente V: har bedt de to væresteds ledere om en liste af ønsker til deres steder. Linda har ønsket 2 bærbare computere til at stå i computerrummet i Odensegade. Bente vil have ført til ref. at der ikke må stå sådanne i et uaflåst rum. Og beder Jette gå videre til Sara om at supplere med en liste på samme måde fra Vibenshave.
b. Nyt nøglesystem kr. 22.000 er bestilt og er startet i Vibenshave, men ikke gjort færdigt i Odensegade. Den høje pris diskuteres, men et nyt system menes at være påkrævet p.g.a. gentagne tyverier. Formanden vil henvende sig til nøglefirmaet om at færdiggøre opgaven.
c. Ruth vil have det udsendte GF – referat op, til drøftelse. Da alle ikke har fået dette tilsendt, og da tiden er fremskreden, tages denne drøftelse op ved næste møde. Ruth vil præcisere de punkter, hun mener der er behov for at diskutere i GF – referatet. Ligeledes udsender formanden dette ref. til de tre nye bestyrelsesmedlemmer, der ikke har fået det.
Mødet slut kl. 17.30
Ref. Ruth
18/10.21